Asistente Administrativo/a – Gestión General

Resumen de Puesto
Coordina documentación y administra información relacionada con funciones de soporte administrativo para un equipo, departamento o unidad de negocio, asegurando la correcta gestión de registros, procesos y requerimientos internos.
Responsabilidades Principales
Brindar soporte administrativo mediante investigaciones, preparación de reportes estadísticos y atención de solicitudes de información rutinarias.
Recopilar, compilar y verificar información, ingresándola con precisión en reportes, presentaciones, formularios, bases de datos y hojas de cálculo.
Colaborar en la recolección de datos, carga de información y generación de reportes relacionados con las actividades del área.
Apoyar funciones administrativas como preparación de correspondencia, recepción de visitas, coordinación de llamadas y organización de reuniones.
Responder o derivar consultas rutinarias de clientes internos y externos sobre la organización, sus actividades o procesos.
Preparar documentación para pagos a proveedores y terceros, realizar solicitudes de pago en los sistemas correspondientes y responder consultas relacionadas con cuentas por pagar.
Documentar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos del área.
Participar en proyectos e iniciativas de mejora continua del departamento.
Ejecutar otras tareas administrativas de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.
Responsabilidades Adicionales
Coordinar las actividades administrativas de la sucursal y brindar soporte a los requerimientos operativos en conjunto con el Líder de Sucursal y el Líder de Servicio.
Mantener registros operativos y documentación actualizada, asegurando archivos digitales completos y el cumplimiento de procedimientos internos, requisitos de clientes y estándares de auditoría.
Gestionar documentación de contratistas y clientes, incluyendo inducciones, certificaciones, credenciales y requisitos de acceso a sitios.
Coordinar recursos operativos y administrativos de la sucursal, incluyendo alquileres de vehículos, oficinas, contenedores y equipos.
Administrar el inventario y distribución de elementos de protección personal (EPP), ropa de trabajo, insumos de oficina, consumibles y materiales indirectos, garantizando su disponibilidad y trazabilidad.
Generar y dar seguimiento a solicitudes de compra indirectas para servicios y necesidades operativas, tales como alimentación, mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, servicios públicos y permisos regulatorios.
Requisitos Deseables
Experiencia previa en empresas multinacionales brindando soporte a operaciones de la industria de Oil & Gas.
Experiencia utilizando sistemas ERP, plataformas de compras y sistemas de gestión documental.
Conocimiento en administración de contratistas, requisitos de acceso a sitios industriales y procesos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE).
Nivel de inglés intermedio.
Competencias
Orientación a la Acción
Asume nuevos desafíos y oportunidades con energía, entusiasmo y sentido de urgencia.
Comunicación Efectiva
Desarrolla y transmite comunicaciones claras adaptadas a diferentes audiencias.
Orientación al Cliente
Construye relaciones sólidas y ofrece soluciones centradas en las necesidades del cliente.
Responsabilidad
Cumple compromisos y promueve la rendición de cuentas.
Planificación y Orientación
Prioriza actividades y recursos para alcanzar los objetivos establecidos.
Análisis de Datos
Interpreta información cualitativa y cuantitativa para generar conclusiones y apoyar la toma de decisiones basadas en datos.
Comunicación y Visualización de datos
Presenta información mediante reportes, tableros e indicadores que facilitan la comprensión de problemas, causas y oportunidades de mejora.
Valora las Diferencias
Reconoce y aprovecha el valor de diferentes perspectivas y culturas dentro de la organización.
Eduación y Licencias
Título secundario completo o equivalente.
Se valorará formación técnica o administrativa complementaria
Experiencia:
Experiencia previa en tareas administrativas.
Conocimientos intermedios adquiridos mediante estudios, capacitación o experiencia laboral.

Work arrangement
No