Office Manager (tijdelijk)

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt?
Voor onze bruisende campus in Gent zijn wij op zoek naar een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met einde april.
Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze campus. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.
Je werkt op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office & HR collega's van de andere Belgische campussen van iO.
Wat ga je doen?
Het zwaartepunt van jouw rol ligt bij de bemanning van het onthaal. Je bent dagelijks aanwezig van +- 8u30 tot 17u, en bent bereid om sporadisch vroeger te starten of langer te blijven bij klantenevents.
Jouw belangrijkste taken:
Front Desk: Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakketten
Facility Management: Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningen
Inkoop & Administratie: Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op
Event Ondersteuning: Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie
Wagenpark Beheer: Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager
Management Ondersteuning: Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails
HR Ondersteuning: Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen

Work arrangement
No