Global Lead, Vendor Document Lifecycle & Strategy/Responsable Gestion documentaire fournisseurs H/F

Job Description SummaryThe Gas Power Configuration Management (CM) organization is responsible for transforming product requirements as well as engineering design intent into actionable product definition. This product definition includes logical bill of material (BOM) product structure and product features (Marketing/Configuration Features). We also manage project documentation needs, internally and externally and collect and organize the document configuration.
Through utilization of our Product Lifecycle Management (PLM) and Enterprise Resource Management (ERP) space, we can deliver on-time and quality product definition to supply chain functions globally as well as receive in return technical documentation for outsourced designs. Gas Power is obligated to receive detailed design information from suppliers to support internal interface analysis, customer obligations, service records to maintain the equipment for the life of the power plant and technical compliance related documentation that demonstrates adherence to normative standards. Gas Power end customers are also partners and consumers of this CM output.
L'organisation Order to Remittance (OTR) Configuration Management (CM) est responsable de transformer les requis produit ainsi que les exigences de conception en une définition de produit exploitable. L'organisation OTR CM se concentre sur la création et la maintenance des structures matérielles/documentaires du projet et de la nomenclature (BOM) pour les nouveaux projets, depuis le passage de commande client jusqu'à la date d'exploitation commerciale (COD) de l'équipement, en plus de soutenir les projets de conversion, modification et d’amélioration (CMU). Cette définition de produit inclut des structures logiques (BOM) et les données maîtresses interdépendantes essentielles à l'exécution du projet.
Grâce à l'utilisation de notre système de Gestion du cycle de vie des produits (PLM) et de notre système de Gestion des ressources d'entreprise (ERP), nous pouvons fournir une définition de produit de qualité, et dans les délais attendus, aux fonctions de la chaîne d'approvisionnement mondiale, et recevoir en retour la documentation technique pour les équipements dont la conception est externalisée. Recevoir des informations de conception détaillées des fournisseurs est un élément critique pour GE Gas Power afin de supporter l'analyse des interfaces internes, de valider les obligations techniques contractuelles validées avec les clients, d’obtenir la documentation nécessaire assurer la maintenance des équipements pendant la durée de vie de la centrale électrique et de collecter la documentation de conformité technique permettant de satisfaire les exigences normatives. Les clients finaux de Gas Power sont également des partenaires et des utilisateurs de ces données à des fins de conception.
Context of area:
Vendor management is a business-critical function on which depends several internal/external customers. This activity encompasses the entire value chain for all Product Lines / Projects types from Vendor requirements definition through delivery to GEV from equipment suppliers all types of documents: Design Engineering, Construction & Commissioning, OMM, Safety, Quality, Compliance, Transportation, Customs, Sustainability, Logistics, FPQ, etc.
This position of Vendoc Governance Leader is a global role leading Heavy Duty New Units, Aeroderivative & CMU/Services Vendor requirements and Wing-To-Wing process. The leader will be the accountable owner and will serve as strategic leader for defining stat-of-the-art vendors requirements maxcase list (DIS), leading harmonization across Product Lines, cleaning-up DIS list required for each equipment and working on configuration rules to reduce GEV exposure to early VDOC collection. This position will also be responsible ensuring that critical business Vendor documentation processes drive standardization, consistent structuring and flow through the process and are optimized for accessibility through the definition lean W2W Vendor process approach, existing process wastes reduction, process performance objectives setup and process value optimization in collaborating with stakeholders from across the Gas Power business as well as external stakeholders, e.g. Customers, EPC, partners etc.
Key will be to bridge the gap between operational needs, technical systems, and regulatory requirements to drive standardized processes that enhance productivity and mitigate information risk.
Contexte du domaine :
La gestion des documents fournisseurs (Vendor) est une fonction essentielle à l'entreprise dont dépendent plusieurs clients internes et externes. Cette activité couvre l'ensemble de la chaîne de valeur pour toutes les gammes de produits et types de projets, depuis la définition des exigences des fournisseurs jusqu'à la livraison à GEV de tous types de documents émanant des équipementiers : ingénierie de conception, construction et mise en service, manuels d'utilisation (OMM), sécurité, qualité, conformité, transport, douanes, durabilité, logistique, FPQ, etc.
Le poste de « Vendor Governance Leader » est un rôle global pilotant les exigences Vendor et les processus « Wing-to-Wing » (W2W) pour les activités Heavy Duty New Units, Aeroderivative et CMU/Services. Le titulaire sera responsable du pilotage stratégique de la définition de la liste exhaustive des exigences fournisseurs (DIS), de l'harmonisation entre les gammes de produits, de l'optimisation des listes DIS requises pour chaque équipement et du travail sur les règles de configuration afin de réduire l'exposition de GEV à une collecte précoce des documents (VDOC). Ce poste sera également chargé de garantir que les processus critiques de documentation fournisseur favorisent la standardisation, une structuration et un flux cohérents, et qu'ils soient optimisés en termes d'accessibilité via la définition d'une approche Lean, la réduction des gaspillages dans les processus actuels, la mise en place d'objectifs de performance et l'optimisation de la valeur des processus, en collaboration avec les parties prenantes de l'ensemble de l'activité Gas Power ainsi que les parties prenantes externes (clients, EPC, partenaires, etc.).
L'enjeu clé sera de faire le pont entre les besoins opérationnels, les systèmes techniques et les exigences réglementaires afin de piloter des processus standardisés qui améliorent la productivité et atténuent les risques liés à l'information.
Job Description
Roles and Responsibilities
W2W Process Stewardship: Own the entire lifecycle of vendor documents process from the scope definition and structuring flow to scheduling and collection and from conversion to archiving and destruction. Map, document, and continuously improve processes to eliminate inefficiencies.
Governance & Compliance: Establish and enforce document standards, including vendor requirements (DIS) list maxcase definition & harmonization across Product Lines, maxcase DIS applicability to all GEVP equipements, metadata schemas, naming conventions, validation rules and security classifications. Ensure adherence to global compliance standards engineering standards, data privacy laws, and industry-specific regulations.
System Optimization & Digital Integration: Act as the business owner for the Vendor Document Management System (PLM). Partner with IT and execution team to define system requirements, oversee software updates, and champion the implementation of new tool platforms and automation tools to support process needs.
Performance Management: Establish KPIs for process and documentation health (e.g., compliance, standard usage (direct release), clear requirements and scoping (zero non applicable documents), structure and content quality, time-to-retrieve, storage utilization). Analyze data to provide actionable insights to leadership.
Change Management & Training: Lead change management across GEV to ensure global adoption of document standards. Develop training materials and conduct workshops for functional teams on effective document management practices.
Operational Excellence: Define and lead Kaizen events, conduct Gemba, develop Standard Work, create, and maintain quality documents, procedures, and work instructions. Utilize Lean methodologies to identify process improvements, reduce non-value-added efforts, and eliminate inefficiencies.
Audit Support: Serve as the primary subject matter expert during internal and external audits, providing evidence of process control and document integrity
Stakeholder Coordination: Act as a central point of contact for global teams, customers, and suppliers to ensure project deliverables meet expectations. Coordinate with commercial, internal engineering teams, supply chain and projects and other document management teams (Customer Drawing Plan, Internal Documentation, Supplier Documentation and Operational and Maintenance Manuals).
Strategic Communication: Prepare and present technical data and status updates to leadership (EB+), providing actionable recommendations for scheduling and business strategy
Accountability: Timely solve any conflict among the different organizations, involving the scope of Document Structuring applicable to the different technologies.
Rôles et responsabilités :
Gestion du processus W2W : Piloter l'intégralité du cycle de vie du processus de documentation fournisseur, de la définition du périmètre et de la stru