Excecutive Assistant

Executive Assistant
Objetivo del puesto
Brindar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, viajes, comunicación y seguimiento de compromisos.
Buscamos una persona altamente organizada, resolutiva y discreta, con capacidad para anticiparse a necesidades, manejar múltiples prioridades y facilitar que la operación diaria de la Dirección fluya de manera eficiente.
Responsabilidades principales
Administrar y coordinar una agenda ejecutiva dinámica, priorizando reuniones, compromisos y actividades de acuerdo con su nivel de importancia.
Coordinar reuniones internas y externas con clientes, socios, proveedores y equipos de trabajo.
Dar seguimiento a acuerdos, pendientes y compromisos derivados de reuniones.
Anticipar conflictos de agenda, necesidades logísticas y temas que requieran atención.
Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación e itinerarios.
Preparar información, documentos, presentaciones y materiales necesarios para reuniones.
Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes, identificando prioridades y canalizando cada tema con las personas correspondientes.
Mantener comunicación y coordinación constante con diferentes áreas de la organización.
Apoyar en la organización de reuniones ejecutivas, eventos y actividades corporativas.
Gestionar comprobaciones, gastos, reservaciones y otros procesos administrativos.
Mantener organizada y disponible la documentación e información relevante.
Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción.
Dar seguimiento proactivo a tareas y compromisos hasta asegurar su cierre.
Resolver imprevistos y cambios de último momento con rapidez y criterio.
Perfil requerido
Escolaridad:
Licenciatura concluida en Administración, Relaciones Internacionales, Comunicación, Negocios o carrera afín.
Experiencia:
3 a 5 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Personal Assistant o posiciones similares.
Experiencia brindando soporte a posiciones directivas.
Experiencia administrando agendas complejas y múltiples prioridades.
Deseable experiencia en empresas de tecnología, telecomunicaciones o ambientes corporativos dinámicos.
Conocimientos y herramientas
Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Word y Excel.
Manejo avanzado de calendarios y herramientas de colaboración.
Organización de viajes nacionales e internacionales.
Elaboración y seguimiento de minutas y acuerdos.
Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos.
Gestión de gastos y comprobaciones.
Inglés avanzado, idealmente conversacional y escrito.
Competencias clave
Organización y atención al detalle.
Alto sentido de urgencia.
Proactividad y anticipación.
Discreción y confidencialidad.
Comunicación ejecutiva.
Excelente actitud de servicio.
Capacidad de priorización.
Seguimiento y orientación a resultados.
Resolución de problemas.
Adaptabilidad ante cambios.
Inteligencia emocional y buen manejo interpersonal.
¿Qué buscamos especialmente?
Una persona que vaya más allá de administrar una agenda. Buscamos a alguien capaz de entender prioridades, anticiparse a lo que viene, conectar pendientes entre diferentes personas y áreas, y asegurarse de que los acuerdos realmente sucedan.
Debe sentirse cómoda trabajando en un entorno dinámico, con cambios de último momento, múltiples interlocutores y temas confidenciales, manteniendo siempre organización, profesionalismo y atención al detalle.
Indicadores de éxito
Organización y cumplimiento de agenda.
Seguimiento y cierre oportuno de acuerdos.
Anticipación de necesidades y conflictos.
Calidad y precisión de la información preparada.
Eficiencia en coordinación de reuniones y viajes.
Capacidad de respuesta ante cambios e imprevistos.
Confidencialidad y manejo profesional de información sensible.

Employment type
Full-Time

Work arrangement
No