Administrateur(-trice) de contrats / Contracts Administrator

En tant que pionnier mondial dans le domaine des refroidisseurs centrifuges sans huile et fort d'un portefeuille croissant de solutions de gestion thermique, SMARDT s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et à faible consommation d'énergie pour les industries, les promoteurs immobiliers, les centres de soins de santé et les établissements d'enseignement du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la gestion environnementale, SMARDT continue de redéfinir les normes industrielles grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.
Nous sommes à la recherche d'un(e) administrateur(-trice) de contrats
Basé(e) à Dorval, l'administrateur(-trice) de contrats fournit un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à la fonction juridique dans les régions AMER, EMEA et GAPAC. Cette personne coordonne le cycle de vie des contrats, de la réception de la demande jusqu'au classement final, maintient des dossiers fiables et faciles d'accès, effectue des recherches ciblées et soutient l'administration de la facturation et des cabinets juridiques externes.
Ce que tu feras :
Réception des demandes et cycle de vie des contrats
• Gérer le cycle de vie administratif des contrats, de la réception de la demande au classement, y compris le suivi des renouvellements, la distribution des modèles et les suivis connexes.
• Trier les demandes de révision afin d'identifier le niveau d'urgence, le responsable d'affaires, la région, le type de contrat, la contrepartie et les renseignements requis.
• Effectuer une première révision administrative des contrats afin de repérer les dates critiques, les modalités de paiement, les recours, les besoins d'assurance, les approbations requises et les renseignements manquants.
• Suivre l'état des contrats et relancer les parties prenantes internes afin de faire progresser les dossiers.
Exécution, suivi et gestion documentaire
• Tenir à jour les registres et les systèmes de rappel, et coordonner l'acheminement des signatures, le contrôle des versions et le classement des documents finaux.
• Veiller à ce que les versions entièrement signées soient enregistrées dans les dépôts appropriés et que les dossiers contractuels soient complets, accessibles et à jour.
• Maintenir les dossiers électroniques, les modèles et les documents juridiques connexes en appliquant des conventions de nommage, des structures de dossiers et des pratiques de conservation uniformes.
• Aider les équipes juridiques à retrouver les ententes et la correspondance historiques, et soutenir les projets de nettoyage documentaire et de gestion des archives.
• Soutenir la création et la mise à jour de sommaires de contrats, de guides pratiques, de listes de vérification et de documents d'orientation internes.
Recherche et veille
• Effectuer des recherches de base et surveiller les développements d'affaires, juridiques, réglementaires et sectoriels en consultant diverses sources fiables, puis préparer de courts sommaires à usage interne.
• Surveiller l'actualité pertinente, tenir un registre simple des sujets récurrents, des mises à jour et des sources consultées, et signaler les développements potentiellement importants à l'équipe juridique.
• Préparer des sommaires clairs dans le cadre de projets précis ou de revues générales.
Facturation et cabinets juridiques externes
• Soutenir le suivi des factures, vérifier leur intégralité administrative ainsi que la création des fournisseurs et les approbations requises, puis coordonner la résolution des écarts avec les finances.
• Maintenir les listes de contacts et de domaines d'expertise des cabinets externes, les lettres de mandat, les directives de facturation et les dossiers connexes.
Ce que tu apporteras :
Expérience et formation
• Diplôme collégial ou universitaire, formation en administration juridique ou de parajuriste, ou expérience équivalente.
• Au moins 4 ans d'expérience en administration de contrats, en administration juridique ou corporative, ou dans un rôle semblable de soutien aux affaires.
• Expérience avec un outil de gestion du cycle de vie des contrats ou un système de réception des demandes juridiques, un atout.
Compétences techniques et rédactionnelles
• Excellentes aptitudes en gestion documentaire, en classement, en organisation des dossiers et en suivi.
• Capacité de lire des contrats et d'en extraire les renseignements administratifs clés.
• Solides compétences en communication écrite et capacité de préparer des sommaires et de courtes notes de service clairs.
• Aisance à consulter des articles, des mises à jour d'affaires et de l'information publique provenant notamment de l'extérieur du Canada et des États-Unis.
• Maîtrise de Microsoft 365 et des systèmes de gestion documentaire.
Compétences clés
• Grand sens de l'organisation, souci du détail et capacité de gérer plusieurs demandes dans différentes régions et différents fuseaux horaires.
• Solides aptitudes en suivi et en gestion des tâches, avec une approche pratique, réactive et axée sur le service.
• Capacité de travailler de façon autonome, de faire preuve de jugement et de savoir quand faire remonter un enjeu.
• Aisance à soutenir des parties prenantes de régions et de cultures différentes.
• Esprit d'amélioration continue et capacité de repérer les occasions d'optimiser les processus.
• Fiabilité, discrétion et professionnalisme dans le traitement de renseignements confidentiels.
Le bilinguisme français-anglais est souhaité. La capacité de lire et de comprendre l'anglais est requise puisque la grande majorité des contrats et une part importante des échanges avec les équipes internationales sont en anglais. Toute autre langue constitue un atout.
Ce que nous offrons :
• Une assurance collective entièrement prise en charge par l'employeur dès votre premier jour, car votre santé et votre bien-être sont importants.
• Un programme REER compétitif avec une contribution de l'employeur pouvant atteindre 6 % pour vous aider à bâtir votre avenir financier.
• Des célébrations et des événements annuels pour les employés, au cours desquels nous reconnaissons les réalisations et les succès que nous accomplissons ensemble.
• Un lieu de travail collaboratif et solidaire, où vos idées sont les bienvenues, valorisées et ont un impact réel.
• Des opportunités de croissance professionnelle significatives, avec la possibilité d'apprendre, de vous développer et de faire passer votre carrière au niveau supérieur.
• La possibilité de travailler aux côtés d'une équipe fière de la qualité, de la sécurité et des résultats exceptionnels qu'elle offre à nos clients.
• Soins de santé virtuels TELUS avec accès 24 h/7 j.
• Grâce à notre partenariat avec OPUS, vous pouvez économiser sur vos déplacements quotidiens. Les employés bénéficient d'un rabais de 35 % sur le tarif régulier de l'abonnement mensuel Zone A.
Déclaration d'égalité des chances en matière d'emploi
SMARDT est un employeur qui souscrit au principe de l'éga

Employment type
Full-Time

Work arrangement
No