Secrétaire - 80%

Vous rejoignez l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement des HUG en tant que Secrétaire.
Vous assurez un rôle central de soutien administratif, organisationnel et opérationnel au sein du Centre.
En contact permanent avec l'équipe de coordination des formations, et conformément aux priorités définies, aux règles et aux bonnes pratiques en vigueur, vous participez à la planification, à l’organisation et au suivi des activités de formation; plus particulièrement vous assurez, la gestion des inscriptions, des convocations et des listes d’attente, la coordination logistique des sessions, la réservation des salles et équipements, ainsi que la gestion des données et des activités dans le système de gestion de la formation (Learning Management System LMS). Pour mener à bien cette mission, vous entretenez une étroite collaboration non seulement en amont avec l'équipe de coordination, mais aussi avec de nombreux partenaires internes et externes.
Garant-e d’un accueil professionnel et orienté service, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, informez et accompagnez les apprenant-e-s, intervenant-e-s et visiteur-ses, et contribuez à offrir une expérience de qualité à l’ensemble des parties prenantes.
Le poste comprend également la participation aux processus administratifs et financiers du Centre, notamment le traitement des demandes d’achat, le suivi des prestations fournisseurs, la préparation de la facturation à des tiers et les vérifications administratives associées.
Vous assurez en outre du support administratif courant, incluant la gestion documentaire, l’archivage, la gestion des courriels, des fournitures et du matériel, la rédaction de procès-verbaux et de correspondances, ainsi que la production et le suivi de tableaux de bord, statistiques et rapports.
Votre esprit de collaboration, votre polyvalence et votre capacité à proposer des solutions pragmatiques, vous permettent de contribuer activement à l’amélioration continue des prestations, à l’optimisation des processus, au traitement de dossiers spécifiques et à la réalisation des projets et initiatives stratégiques du Centre.
Titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente, vous bénéficiez d’une expérience confirmée d’au moins trois ans dans une fonction d’assistanat de formation, d’assistanat administratif ou de secrétariat.
Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que les outils bureautiques et collaboratifs de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) et les technologies modernes liées à l’intelligence artificielle.
Une expérience dans l’utilisation d’un ou plusieurs systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) constitue un atout important, tout comme une certification ECDL, TOSA de niveau avancé ou équivalente.
Vous êtes à l’aise avec le traitement des chiffres et des données et disposez de solides compétences en gestion documentaire, notamment en matière de GED, d’indexation, de classement et d’archivage.
On vous reconnait un sens des responsabilités, une rigueur et un souci du détail, vous appliquez les procédures avec fiabilité tout en faisant preuve d’autonomie dans l’organisation de votre travail.
Capable de gérer plusieurs activités simultanément, vous vous adaptez aux priorités changeantes et faites face aux imprévus avec réactivité, calme et professionnalisme.
Vous démontrez un excellent sens de l’accueil et du service, de très bonnes qualités relationnelles, un fort esprit collaboratif et une réelle aptitude au travail en équipe.
Enfin, vous faites preuve d’une discrétion irréprochable et accordez une importance particulière au respect de la confidentialité.

Employment type
Part-time

Work arrangement
No