Assistant(e) Environnement de travail (H/F)

Le/la Assistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à l’environnement de travail, notamment le traitement du courrier, le suivi des fournisseurs et des factures, la gestion de la flotte automobile, ainsi que l’organisation et le support opérationnel des événements internes de l’entreprise.
Missions principales :
Gestion du courrier :
Dispatcher le courrier entrant
Affranchir les courriers sortants
Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signature
Saisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchir
Mettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrier
Enregistrer les colis entrants et prévenir les destinataires
Affranchir les colis sortants
Gestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :
Création de fournisseurs
Passage de commandes (pep)
Numérisation de documents
Traitement de factures (outil Qualnet et PEP)
Refacturations internes
Remise de véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter)
Quelques rares fois, convoyages de véhicules
Support administratif évènementiel :
Sourcer et lister de nouveaux fournisseurs
Création des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEP
Demandes et suivi d’acomptes
Rares déplacements à prévoir pour repérages de lieux
Support opérationnel les jours d’évènements :
Aide à la mise en place des salles
Aide à l’accueil des participants, remise de documents, vestiaires, réservations de taxis, transfert en car …
Savoir être - Qualités personnelles et comportementales :
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations
Avoir le sens du service et du travail bien fait
Respecter les horaires et faire preuve de ponctualité
Adopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopération
Organiser son travail de manière efficace et méthodique
Adopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situations
Faire preuve de dynamisme et d'implication dans ses missions
S'adapter avec flexibilité aux changements et aux imprévus
Faire preuve de rigueur dans l'exécution de ses tâches
Anticiper les besoins et être force de proposition
Entretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnel
Être fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteurs
Compétences techniques :
Pack office (Outlook ,Teams, Excel, Word, PPT …)
Pep / Qualnet
Permis B exigé.

Employment type
Full-time

Work arrangement
No