Assistant de direction (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES
Organisation de l’agenda et de la boite mail
Tenir et mettre à jour l’agenda
Planifier des réunions, rencontres, déjeuners...
Gérer et suivre la messagerie alerter sur les sujets urgents et importants avec un éventuel retour aux expéditeurs
Traitement de certains mails en direct (en lien avec l’agenda) après avoir fait le point sur le sujet. Mise à jour et classement de la messagerie après traitement
Gestion des réunions
Participer aux Comités de direction du pôle élaborer de l’ordre du jour collecter des présentations à ajouter sur SharePoint et rédiger des relevés de décision
Préparer les réunions périodiques comme les comités projets CSE
Trier, traiter, classer et l’archiver les documents importants
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi tableaux de bord, indicateurs, reporting etc
Administratif
Traiter l’arrivée du courrier
Gérer les notes de frais
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité de livraisons
Traiter les factures
Traiter les informations importantes
Préparation et suivi de dossiers
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant documentation interne, rapports d’activité, notes diverses pour les réunions, etc
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
Rédiger des supports de communication notes, correspondances, reporting rapports, comptes rendus, présentations, discours internes et externes
Vous avez une expérience significative sur un poste d'assistanat de direction ou de coordination administrative.
Vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale ainsi que les outils bureautiques et de mise en forme de documents.
Softskills :
Organisé(e) : capacité à gérer des agendas complexes, à suivre plusieurs dossiers simultanément et à assurer un haut niveau de qualité dans le traitement des tâches administratives.
Excellentes qualités rédactionnelles, vous savez rédiger des documents professionnels, synthétiser l'information et communiquer efficacement avec de multiples interlocuteurs. Vous êtes à l'aise dans la gestion des priorités, le respect des délais et la planification d'activités ou de projets.
Discret(e) et fiable, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité. Vous savez travailler en autonomie tout en étant pleinement engagé(e) dans les objectifs et les valeurs de l'entreprise.

Employment type
Full-time

Work arrangement
No