Coordonnateur(trice) d'événements sur site

Notre équipe de planification prépare chaque événement des mois à l’avance. Vous êtes la personne qui lui donne vie sur le terrain.
À titre de Coordonnateur(trice) d'événements sur place, vous dirigez sur le terrain les tournées promotionnelles, les événements de fidélisation et les salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Du montage au démontage, l'installation, le déroulement, l'équipe et l'expérience des invité(e)s sont sous votre responsabilité. Vous ne regardez pas l'action de loin : vous montrez l'exemple, aux côtés de votre équipe. Quand un imprévu survient, vous le réglez avant que quiconque s'en aperçoive.
Vos responsabilités
Préparation des événements : Réviser chaque BEO à l'avance, valider chaque élément avec ce qui a été confirmé et signaler les écarts avant d'arriver sur place
Montage et démontage : Diriger l'installation du mobilier, de la signalisation, de l'audiovisuel et des éléments de marque en y participant activement, puis veiller à ce que tout soit emballé et comptabilisé à la fin
Votre équipe sur place : Informer l'équipe, attribuer les rôles et rester sur le terrain toute la journée en prêtant main-forte là où c'est nécessaire
L'expérience des invité(e)s : Gérer l'inscription, accueillir les invité(e)s, prendre en charge les arrivées non inscrites et donner un ton chaleureux et professionnel dès le premier bonjour
Service alimentaire : Coordonner avec le traiteur pour que le service et l'horaire soient impeccables
Relations avec les lieux et les partenaires : Être la personne-ressource du personnel des lieux, des fournisseurs, des représentant(e)s Techo-Bloc et des partenaires, et vous assurer que chacun a ce dont il a besoin
Résolution de problèmes en temps réel : Respecter l'horaire du programme et régler les imprévus avant qu'ils n'atteignent les invité(e)s
Suivi post-événement : Faire un compte rendu à l'équipe de planification et vérifier les factures finales par rapport au BEO, en signalant tout écart ou dépassement
À quoi ressemble une journée
Aucune journée d’événement ne se ressemble. Votre journée pourrait notamment comprendre :
Arriver avant le lever du soleil pour diriger l’installation et vous assurer que tout est prêt avant l’ouverture des portes.
Faire une tournée du site avec l’équipe, repérer un problème de dernière minute et trouver une solution avant l’arrivée des invités.
Accueillir les invités à leur arrivée et donner le ton à l’expérience.
Coordonner le lieu, l’équipe de traiteur et les fournisseurs tout en gardant votre équipe alignée sur le déroulement prévu.
Prendre une décision rapidement lorsqu’un imprévu survient et maintenir l’événement sur la bonne voie.
Diriger le démontage après le départ du dernier invité et vous assurer que chaque élément est comptabilisé avant de quitter les lieux.
Envoyer un court compte rendu à l’équipe de planification pendant que les détails sont encore frais.
Ce que vous apportez
2 ans ou plus d’expérience en coordination événementielle, hôtellerie, opérations événementielles ou dans un domaine connexe.
Expérience démontrée en leadership d’équipe lors d’événements en direct ou dans un environnement opérationnel dynamique.
Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs éléments simultanément sous pression.
Bon jugement et confiance nécessaire pour prendre des décisions de façon autonome lorsqu’un imprévu survient.
Facilité naturelle à mettre les gens à l’aise tout en maintenant une attitude professionnelle.
Souci du détail et standards élevés en matière d’exécution.
Excellentes aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.
Permis de conduire et passeport valides, ainsi que la capacité et la volonté de voyager fréquemment au Canada et aux États-Unis.
Capacité à soulever jusqu’à 40 lb et à travailler selon des horaires prolongés lors de l’installation, de l’exécution et du démontage des événements.
Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous
Montrez l’exemple et n’hésitez jamais à mettre la main à la pâte.
Demeurez calme, débrouillard et axé sur les solutions lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Êtes capable de prendre une décision avec des informations limitées et d’aller de l’avant avec confiance.
Remarquez les détails que les autres pourraient manquer et accordez de l’importance à la qualité d’exécution.
Aimez travailler avec les gens et savez garder une équipe concentrée lors d’une longue journée d’événement.
Êtes stimulé par les déplacements, la variété et les environnements dynamiques.
Préférez régler un problème plutôt que d’expliquer pourquoi il est arrivé.
Prenez la responsabilité du résultat, et pas seulement de vos tâches.

Employment type
Contract

Work arrangement
No