PROCUREMENT OFFICER

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
Fondé en 1933, l'International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. L'IRC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations locales et réfugiées, tout en s'efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. L'IRC intervient notamment dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l'eau, l'hygiène et l'assainissement (WASH), de la protection de l'enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, ainsi que du redressement économique et du développement.
A Bunia, la fonction Procurement appuie l'ensemble des programmes et opérations de la base, et soutient également les opérations d'achats relatives aux activités mises en œuvre dans le territoire de Mambasa.
DESCRIPTIF DE POSTE
Sous la supervision directe du/de la Logisticien(ne) basé(e) à Bunia, le/la Procurement Officer Ituri est responsable de la bonne gestion des achats de matériels programmes et des opérations non-médicaux et médicaux de la base de Bunia, ainsi que des achats en provenance du territoire de Mambasa, pour tous les projets sans distinction aucune. La fonction achats doit être en mesure de mettre à disposition de ses clients internes les articles non-médicaux et médicaux suivant une planification établie de manière collaborative, répondant aux exigences de qualité et de respect des délais, en recherchant l'utilisation optimale des ressources financières, tout en assurant la conformité aux standards IRC et des bailleurs, aux lois et à la réglementation locale et internationale.
RESPONSABILITES CLES
Achat
Centraliser et traiter les demandes d'achat d'articles non-médicaux et médicaux des programmes et des opérations de la base de Bunia, ainsi que ceux en provenance du territoire de Mambasa, suivant les demandes d'articles approuvées par les staffs de programme à travers Integra.
Veiller à ce que l'approvisionnement de tous les articles se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et les exigences des bailleurs de fonds.
Appuyer le Logisticien et le comité d'achats dans l'élaboration et le déroulement d'appels d'offres concernant les articles non-médicaux et médicaux ainsi que des services et travaux.
En collaboration avec les demandeurs et le comité d'achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d'approvisionnement des articles programmatiques non médicaux et médicaux de la base de Bunia et du territoire de Mambasa, y compris les RFQ et les RFP, et les grilles d'analyse des offres, conformément aux procédures de l'IRC et des bailleurs de fonds.
Générer à partir d'Integra, faire approuver et suivre les bons de commande d'achats.
Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison et la mise au paiement.
Etablir et mettre à jour régulièrement le planning des livraisons, en lien avec les personnes en charge du stock non-médical et médical de Bunia, des autres bases et de Mambasa qui solliciteraient des achats à travers le bureau de Bunia.
Assurer que la documentation de chaque achat est quantitativement et qualitativement correcte dans Docutrail, depuis le début du processus d'achat jusqu'à sa mise au paiement auprès des Finances.
Informer les demandeurs tout au long du traitement de leurs demandes d'achat, jusqu'à la livraison et la mise au paiement.
Tenir à jour l'archivage des dossiers d'achats sur Docutrail, conformément aux SOP en place.
Gestion des fournisseurs
Assurer, avec les comités d'achats, une communication transparente et équitable avec les fournisseurs, au lancement et lors du retour sur les résultats du processus de sélection.
Veiller à la bonne exécution des engagements contractuels.
Sensibiliser les fournisseurs sur la façon de travailler avec l'IRC et sur les standards IRC.
Evaluer régulièrement la performance des fournisseurs de manière holistique, les rencontrer pour en discuter et développer des plans d'amélioration.
Négociations
Définir les objectifs de négociation avec le comité d'achats.
Mener, conjointement avec le comité d'achats, des négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs dans le cas d'achats locaux, pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Rédiger le procès-verbal après chaque négociation.
Finance
Assurer que les dossiers de mise en paiement sont conformes à la demande d'achat des biens et services, et suivre le cours jusqu'à la clôture.
Conformité aux normes de IRC et des bailleurs
Mettre en œuvre les règles et règlements des bailleurs de fonds.
Mettre en œuvre les plans de correction soumis par les auditeurs.
Préparer les audits.
Assurer que les vérifications des sources d'approvisionnement des fournisseurs sont effectuées avant la mise en approbation de tout contrat ou bon de commande.
Appliquer les méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de contrôle de l'IRC.
Système d'information et rapports
Fournir au Logisticien, avec copie au/à la Supply Chain Manager, au département des programmes et au service financier, le tracker de suivi des achats.
PROFIL REQUIS
Diplôme en Commerce et Administration, en Logistique et Transport, ou dans un domaine similaire.
Expérience professionnelle d'au moins 12 mois dans la chaîne d'approvisionnement / logistique, dans le domaine humanitaire.
Français parlé et écrit ; l'anglais est un plus.
Compétences techniques d'achats des articles non médicaux et médicaux démontrées, des services et des travaux de construction, en particulier concernant les consultations de marché, la négociation et la contractualisation.
Capacité d'analyse des données et des risques afin d'en tirer des plans d'action.
Capacité de planification et de suivi, y compris à distance, pour appuyer les opérations d'achats dans le territoire de Mambasa.
Niveau prouvé d'intégrité et bonne réputation dans le processus d'achat des biens et des services avec les vendeurs (mesurable à travers les références).
Collaboration et communication efficaces et multifonctionnelles.
Grandes capacités d'organisation du travail et de la documentation.
Capacité de travail en équipe et à développer des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux.
Esprit orienté vers le résultat et capacité à proposer des solutions réalistes adaptées au terrain, tout en respectant le cadre de travail.
Expérience de gestion des achats dans un système informatique supply chain (ERP), expérience d'analyse de données achats (Power BI) et bonne connaissance de l'outil informatique exigée (Excel, Word, PowerPoint).
Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l'anglais est nécessaire.
Expérience en gestion des commandes et transports internationaux.
Note pour le personnel de terrain IRC : « Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes. »
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s'agit de l'Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l'Egalité.
Sauvegarde