ALSF - ASSISTANT.E LOGISTIQUE

Descriptif de l'entité et de l'activité
Acteur majeur dans le domaine des gaz à usage médical, Air Liquide Santé France est un établissement pharmaceutique dont la vocation est d'assurer, aux établissements hospitaliers, la qualité et la sécurité de leurs approvisionnements en gaz médicaux, les moyens et matériels pour leur mise en oeuvre et des prestations de services contribuant à l’amélioration des soins donnés aux patients.
Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ?
Au sein d’une équipe Distribution nationale , l’assistant.e logistique effectue les contrôles nécessaires pour réduire les erreurs et les litiges et assure l’archivage final des commandes des clients, des distributeurs/officines (pour le périmètre Medgas).
Dans cette équipe, il/elle joue un rôle clé dans la gestion des appels entrants de niveau 2 et sortants de niveau 1 des clients, en suivant leurs demandes relatives aux commandes et aux livraisons afin de garantir leur satisfaction.
Il/elle assure les fonctions de soutien administratif quotidien au sein de l’équipe Distribution nationale . Il/elle assure le traitement des preuves de livraison (POD) (sauf sur le périmètre Medgas), gère les flux de données le plus rapidement possible pour le transport et est l’unique interlocuteur des chauffeurs (excepté pour les sujets validation d’accès et sécurité du périmètre Medgas).
Assurer et optimiser le contact avec les clients pendant le processus de livraison
Représenter l’un des contacts Air Liquide dans les relations avec les clients
Effectuer des contrôles post-commande en vérifiant la disponibilité du produit et en validant l’écart d’emballage
Mener des actions liées à la disponibilité des produits et à la livraison avant la livraison et après la livraison au client
Traiter les appels entrants de niveau 2, les appels sortants de niveau 1 et les plaintes
Introduire des demandes d’échange d’emballages (Demande Expertise Emballage)
Optimiser sa gestion du temps grâce à une bonne maîtrise du système d’information
Coordonner le traitement et le suivi des plans Blancs et Novi et autres demandes de livraisons d'urgence. (pour le périmètre Medgas)
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Assurer la fiabilité des informations logistiques intégrées dans le système d’information
Utiliser des outils de communication fiables et efficaces avec le conseiller clientèle, le coordinateur logistique, l’animateur de transport, le dispatcheur et le dispatch coach
Participer aux réunions logistiques
Contrôler la fiabilité des informations logistiques et veiller à leur mise à jour
Mobiliser les parties prenantes internes pour garantir un bon transfert des informations nécessaires à la livraison
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Proposer des solutions pour améliorer la satisfaction des clients et les performances logistiques
Analyser les dysfonctionnements et agir sur les causes de dysfonctionnement pour réduire le nombre de réclamations dans son périmètre
Participer à des projets d’amélioration continue pour résoudre les dysfonctionnements
Agir conformément aux normes définies
Contribuer à l’amélioration des performances de l’interface entre les équipes des Opérations et Ventes
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Être responsable de la satisfaction des clients dans son périmètre
Traiter les réclamations dans les délais, être l’interlocuteur privilégié du client et en interne pour tous les problèmes logistiques
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Assister les dispatcheurs en leur apportant un soutien administratif
Traiter les preuves de livraison et gérer la facturation des transporteurs (hors périmètre Medgas)
Participer au contrôle et à la vérification des factures des transporteurs
Éditer les documents de transport en tenant compte des spécificités (site ou sous-traitants), (hors périmètre Medgaz)
Gérer le petit matériel (sangles, terminaux, etc.) (hors périmètre Medgas)
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Assurer la coordination avec les différentes activités liées à la logistique
Contrôler le flux d’informations de la commande à la livraison, en étant en contact avec les centres de remplissage (ou laboratoire ALSF pour le périmètre Medgas), les conseillers à la clientèle, les animateurs de transport, les dispatch coaches, les dispatcheurs, les coordinateurs logistique, les chauffeurs et les pharmaciens (pour le périmètre Medgas)
Informer les forces de vente des contraintes logistiques des clients
Participer aux examens sectoriels
Etre l’interlocuteur principal des pharmaciens en cas d’organisation de rappels de lots (périmètre Medgas)
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Communiquer quotidiennement avec les chauffeurs
Être l’interlocuteur des chauffeurs pour toutes les questions relatives à l’itinéraire et aux problèmes de livraison
Collecter le fichier de preuves de livraison (hors périmètre Medgas)
Rapporter les informations relatives au début, à la fin, aux dangers et aux anomalies des itinéraires (hors périmètre Medgas)
Informer le transporteur en cas d’écart important par rapport aux données prévues pour l’itinéraire (km, heures, etc.) (hors périmètre Medgas)
Etes-vous LA personne faite pour ce poste ?
Bac +2 ou équivalent
Bonne connaissance de la structure de l’entité, des produits et activités gaziers et de l’organisation logistique
Bonnes relations téléphoniques
Connaissance du système d’information (SAP & Sales Force), de la politique des règles commerciales et de l’organisation des entités internes
Connaissance de la réglementation des transports (ADR) et des demandes de service à la clientèle
Bonne capacité d’écoute et de communication
Résolution de problèmes
Négociation.
Travail en équipe
Service à la clientèle
Esprit critique
Nos différences font notre performance
Chez Air Liquide, nous nous engageons à créer un environnement de travail collaboratif et inclusif qui reflète la diversité de nos collaborateurs, de nos clients, des patients et de nos parties prenantes ainsi que des cultures à travers le monde.
Nous accueillons et considérons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quel que soit leur parcours. Nous sommes convaincus qu'une organisation diversifiée permet à nos collaborateurs de révéler leur talent, à la fois individuellement et collectivement, et qu'elle contribue à renforcer notre capacité d'innovation en faisant vivre nos fondamentaux, en agissant pour le succès/la réussite du Groupe et en créant un environnement engageant, dans un monde en mutation.