Office Assistenz (m/w/d)

Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.
We offer:
Ein Unternehmen mit Zukunft: Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie
Gemeinsam vorankommen: Standardisierter und dokumentierter Feedbackprozess mit internationalen Karrieremöglichkeiten und individuellen Weiterbildungsangeboten
Individuelle Benefits: Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices, Employee Assistance Program –ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen, bezuschusstes Deutschlandticket, Parkplätze, Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads, Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen
Unsere Basics: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office, Gleitzeitkonto, attraktives Vergütungspaket, betriebliche Altersvorsorge, Kantine
Tasks and Qualifications:
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028.
Deine Aufgaben
Du assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick
Als zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern
Du bist erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement
Du organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation
Du koordinierst und buchst Dienstreisen in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP
Du betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS), An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR
Du koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden
Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination
Das bringst Du mit
Deine fachlichen Qualifikationen:
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Im Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen
Du bringst Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung
Idealerweise hast Du bereits mit generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst
Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil
Deine persönlichen Stärken:
Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten
Deine Arbeitsweise ist strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
Du kannst Prioritäten sicher setzen und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren
Du bist flexibel und kannst gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung. Dein Ansprechpartner ist Anne-Christin Fritzsche.