Spécialiste, planification événementielle

Le poste : Vous êtes responsable de bâtir les bases qui permettent à nos événements de prendre vie. Pendant que notre équipe d’exécution assure le déroulement des événements sur le terrain, vous travaillez une saison à l’avance : vous planifiez le calendrier, trouvez les lieux appropriés et négociez les contrats et ententes avec les fournisseurs afin que l’équipe soit prête à livrer des événements sans accroc. Notre programme comprend deux tournées dans environ 40 villes, avec un lieu différent à chaque arrêt, ainsi que des événements de fidélisation et des salons professionnels partout au Canada et aux États-Unis. Vous prenez en charge la planification, la recherche de fournisseurs et la négociation, puis la gestionnaire, événements donne son approbation finale. Lorsque vient le temps d’exécuter un événement, votre travail est déjà fait et l’équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour passer à l’action.
Ce que vous ferez
Une grande partie de votre rôle sera axée sur les lieux : les trouver, négocier les conditions et bâtir des relations solides avec eux.
Planifier les itinéraires 9 à 12 mois à l’avance pour les marchés approuvés et trouver le lieu idéal pour chaque arrêt, en recherchant, comparant et recommandant des options selon l’image de marque, la logistique, la capacité et les coûts
Gérer les demandes de propositions (RFP) et négocier les tarifs et conditions avec les lieux et les principaux fournisseurs (tarification, minimums de dépenses en nourriture et boissons, clauses d’attrition, BEO, échéanciers de paiement, politiques d’annulation), avec l’approbation de la gestionnaire, événements
Développer des relations à long terme avec les partenaires et fournisseurs afin d’avoir des options lorsque les plans changent, davantage de flexibilité sur les dates et les conditions, ainsi que de meilleurs tarifs grâce aux réservations anticipées et aux ententes pour plusieurs événements
Vous serez également appelé(e) à :
Élaborer et suivre les budgets événementiels, de la première estimation jusqu’à la réconciliation finale, incluant les bons de commande, factures, échéanciers de paiement et rapports financiers post-événement
Maintenir le calendrier maître des événements et assurer le suivi des échéanciers et des jalons dans notre outil de gestion de projets afin que les délais, les dépendances et les besoins en ressources soient clairs pour tous
Assurer la coordination avec le Marketing : informer les responsables des campagnes, des médias sociaux, de l’automatisation marketing et des architectes suffisamment tôt afin que leurs besoins soient intégrés à la planification de l’événement plutôt qu’ajoutés à la dernière minute
Identifier rapidement les risques (disponibilité des lieux, contraintes des fournisseurs, pression sur les budgets), proposer des solutions à la gestionnaire, événements et transférer chaque événement à l’équipe d’exécution avec les contrats, BEO, éléments logistiques et ententes fournisseurs finalisés
Participer aux évaluations post-événement portant sur la performance des lieux, la qualité des fournisseurs et la précision des budgets
Une journée dans votre rôle
Visiter un lieu afin d’évaluer s’il convient au format de notre tournée de l’année suivante
Négocier les conditions avec un hôtel pour un événement prévu dans huit mois
Comparer les dépenses réelles aux prévisions et signaler rapidement tout écart
Faire un briefing avec l’équipe de contenu six mois à l’avance afin que les éléments de campagne soient planifiés en parallèle avec l’événement
Préparer une comparaison des fournisseurs afin de soutenir une décision d’approvisionnement
Informer l’équipe d’exécution des exigences particulières d’un lieu
Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous…
Aimez travailler plusieurs mois à l’avance
Aimez négocier et bâtir de bonnes relations avec les lieux et les fournisseurs
Êtes organisé(e) et capable de gérer plusieurs événements et échéanciers simultanément
Repérez les problèmes avant qu’ils n’atteignent l’équipe
Aimez créer des listes de contrôle et des modèles qui facilitent la planification de la prochaine saison
3 à 5 ans d’expérience en planification ou coordination d’événements, idéalement dans la vente hôtelière ou les banquets, une agence événementielle ou le domaine des salons professionnels
Expérience concrète en négociation avec des hôtels ou des lieux événementiels
Expérience avec les BEO, ententes fournisseurs, soumissions et conditions de paiement
Expérience dans le suivi des budgets événementiels, bons de commande et factures
À l’aise de collaborer avec les équipes créatives, numériques et marketing
Maîtrise des outils de gestion de projets (Teamwork, Asana, Monday ou équivalent) et de Microsoft Office
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
Permis de conduire et passeport valides
Disponibilité pour des déplacements occasionnels liés à la recherche de lieux et aux visites de sites, principalement en dehors des périodes de pointe

Employment type
Full-time

Work arrangement
No