Büroangstellte-r Auftragsannahme / Work Receptionist

Stellenbeschreibung
· Nimmt Arbeitsaufträge innerhalb der Kaserne entgegen
· Bearbeitet die Arbeitsaufträge innerhalb der Datenbank
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Nimmt die Arbeitsanforderungen der Service Order (DMO) entgegen und leitet sie an die entsprechende Stellen weiter
Leistet in Wechselschicht Telefondienst
Überprüft sämtliche Arbeitsanforderungen auf Richtigkeit
Teilt dem Auftraggeber auf Anfrage den aktuellen Stand der Arbeiten mit
Koordiniert die anfallenden Notfälle mit dem Work Center bzw. mit dem Notdienst
Verwaltet die Service Orders (DMO) in der Vectrus Datenbank und in GFEBS
Arbeitet im Wechselschichtdienst
Befolgt betriebliche Verfahrensweisen und erfüllt Anforderungen nach DIN, EN, UVV, VDE und ISO Normen
Jede/r Arbeitnehmer/in hat neben den in dieser Stellenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten auf
Weisung ihres/seines Vorgesetzten andere Tätigkeiten auszuführen, die dem Wesen nach zu ihrem/seinem Arbeitsplatz gehören oder betrieblich notwendig sind
Erforderliche Qualifikationen:
Abgeschlossene Schulausbildung erforderlich
Zweijährige Berufserfahrung in allgemeinen Bürotätigkeiten erwünscht
Kenntnisse in der Eingabe von Daten und in der Bedienung von EDV-Systemen unbedingt
Erforderlich
Besitz eines gültigen Führerscheins Klasse B erforderlich
Englisch und Deutsch fließend in Wort und Schrift
Weitere Verantwortlichkeiten:
Arbeitsumgebung, Körperliche Anforderungen und Geistige Anforderungen:
Während der Ausführung der Tätigkeiten in dieser Position ist der/die Mitarbeiter/in häufig verpflichtet zu gehen; die Hände zum Greifen, Führen oder Tasten zu benutzen; mit den Händen und Armen zu greifen; zu sprechen oder zu hören sowie zu riechen oder zu schmecken.
Erforderlich sind außerdem das Arbeiten auf Leitern, Gerüsten und Plattformen, Stehen, Bücken und Arbeiten in engen Bereichen; das Heben und Tragen von Werkzeugen und Ausrüstung, die gelegentlich mehr als 40 Pfund (ca. 18 kg) wiegen können.
Zu den spezifischen Sehanforderungen gehören Nahsicht, Fernsicht, Farbsehen, peripheres Sehen sowie die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.
Während der Ausführung der Tätigkeiten ist der/die Mitarbeiter/in häufig beweglichen mechanischen Teilen ausgesetzt und gelegentlich nassen und/oder feuchten Bedingungen; großen Höhen; Dämpfen oder Partikeln in der Luft; giftigen oder ätzenden Chemikalien; Außenwetterbedingungen; extremer Kälte; extremer Hitze; sowie dem Risiko elektrischer Schläge. Der Geräuschpegel in der Arbeitsumgebung ist in der Regel moderat.
Weitere Verantwortlichkeiten:
Sicherheit – Amentum fördert eine Sicherheitskultur, in der alle Mitarbeitenden die Verantwortung dafür tragen, kontinuierlich eine sichere Arbeitsumgebung zu entwickeln und aufrechtzuerhalten. Jede Person ist dafür verantwortlich, alle Trainingsanforderungen zu erfüllen, Aufgaben der Selbst- und Kameradenhilfe wahrzunehmen, an Notfallmaßnahmen teilzunehmen und in Sicherheitskomitees und -teams mitzuwirken.
Qualität – Qualität ist die Grundlage für die Führung unseres Unternehmens und der Eckpfeiler unseres Ziels der Kundenzufriedenheit. Es ist unsere Richtlinie, konsequent Dienstleistungen bereitzustellen, die den Erwartungen der Kundschaft entsprechen. Dementsprechend muss jede Person der Amentum-Qualitätspolitik folgen und ihre Aufgaben in Übereinstimmung mit den geltenden Amentum-Qualitätssystemdokumenten und Kundenverträgen erfüllen. Jede Person muss ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich Qualitätsmanagement und Kundenzufriedenheit lesen und verstehen.
Einhaltung von Verfahren – Jede Person muss die allgemeinen und spezifischen betrieblichen, sicherheitsbezogenen, qualitätsbezogenen und umweltbezogenen Anforderungen aller für ihre Tätigkeit relevanten Pläne, Verfahren und Richtlinien lesen, verstehen und umsetzen.
Job Description
Purpose of the Position (Brief Description of Responsibilities)
· Receives work orders within the installations.
· Processes work orders in the databases.
Job Responsibilities:
· Receipt and forwarding of customer work requests, including data entry
· Checks all work requests for accuracy
· Informs the customer of the current status of work
· Provides telephone service on rotating shifts
· Coordinates emergencies as they arise with the Main Work Center or the emergency service
· Data entry in specialized programs and databases, e.g., the DMO program, ARMA and GFEBS
· Prepares and reviews the shift schedules for night, weekend and holiday shifts
· Prepares and reviews overtime requests for Work Order Reception employees
· Reviews and corrects timesheets
· Coordinates and reviews leave requests for Work Order Reception employees
· Reports the attendance and absences of Work Order Reception employees
· Conducts training for new employees
· Performs other assigned duties.
· Follows company procedures and meets the requirements of DIN, EN, UVV, VDE and ISO standards
In addition to the activities listed in this job description, every employee must perform, as directed by his/her
supervisor, other activities that by their nature belong to his/her position or are operationally necessary
Required Qualifications:
Completed school education required
· Two years of professional experience in general office work desired
· Knowledge of data entry and operation of IT systems is essential
Possession of a valid Class