Subcontract Administrator / Procurement Lead

Stellenbeschreibung
Ziel der Stelle (Kurzbeschreibung des Aufgabengebietes)
· Arbeitet als Subunternehmervertragsverwalter/in der Einkaufsabteilung/Vertragsverwaltung
· Leitet die Einkaufsabteilung / Beschaffung weitgehend eigenständig und nach Absprache mit dem /der
Vorgesetzte/n
· Fachliche Führung sowie Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung / Beschaffung
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
· Analysiert und kontrolliert Ausschreibungen, berät das Management in Risikofragen und stellt sicher, dass
Angebote korrekt und termingerecht eingereicht werden
· Unterstützt Vertragsverhandlungen in Bezug auf neue Aufträge um den bestmöglichen Preis, die bestmöglichen
Konditionen im Sinne des Konzerns zu erhalten
· Stellt sicher, dass alle vertraglichen Vereinbarungen im Voraus zu firmeninternen Debatten, Angebotsausarbeitung
oder Vertragsvergabe, getroffen sind
· Überwacht die Arbeitsleistung unserer Subunternehmer/Service-Vertragspartner um die Erfüllung vertraglicher
Vereinbarungen. Dies beinhaltet die Legalität der Verträge und die Übereinstimmung mit den Regularien der U.S.
Regierung (z.B. FAR/DFARS)
· Leitet vertragsrelevante Informationen innerhalb des Vertragswesens von Vectrus weiter; dies betrifft sowohl
Vertragsstatus, Konformität, Nachträge, Abweichungen, Verhandlungen, und Auflösung/Kündigung von Verträgen
· Unterstützt bei der Weiterentwicklung von Vertragsverwaltungs-Abläufen nach Konzerngrundsätzen und
Verfahrensanweisungen, in Beachtung der geltenden Gesetze, der Kundenwünsche und gutem Geschäftssinn
· Erstellt und korrigiert andere interne Formblätter und Dokumente; erledigt Korrespondenz (Briefe, Aktennotizen
usw.) in Englisch und Deutsch wenn notwendig
· Analysiert und überwacht die Kosten der erhaltenen Mittel aus verschiedenen Kostenstellen (Dienstleistungen,
Material u. a.)
· Befolgt die internen Vorgehensweisen und arbeitet nach FAR/DFARS sowie DIN, EN, UVV und ISO Normen
· Ist verantwortlich für die Abwicklung von PWOs (Performance Work Orders) und die Verträge mit
Leiharbeiterfirmen (Personal Leasing) sowie alle Service relevanten Verträge; hat die Befugnis Arbeiten innerhalb
der Abteilung nach Vorgaben vom Management zu delegieren
· Ist hervorragend im Umgang mit gängigen Microsoft Produkten
· Assistiert dem / der Manager/in Vertragsverwaltung in Vertragsrelevanten Verhandlungen, der Durchführung und
der Verwaltung von hochkomplexen Projekten/Beschaffungen in Ausführung von US Army Anforderungen.
Jede/r Arbeitnehmer/in hat neben den in dieser Stellenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten auf Weisung ihres/seines
Vorgesetzten andere Tätigkeiten auszuführen, die dem Wesen nach zu ihrem/seinem Arbeitsplatz gehören oder
betrieblich notwendig sind.
Erforderliche Qualifikationen:
· Hochschulreife
· Wirtschaftsabschluss ODER eine abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen/administrativen
Bereich (Vorzugsweise Industriekauffmann/-frau oder Bankkaufmann/-frau) oder mindestens 3 Jahre
Berufserfahrung in gleichwertigem Arbeitsfeld
· Besitz eines gültigen Führerscheines Klasse B ist erforderlich
· Muss geistig und körperlich in der Lage sein, sämtliche Aufgaben zu erfüllen
· Hinreichende Erfahrung in der “Federal Acquisition Regulation (FAR)” sowie in der “Department of Defense
Acquisition Regulation (DFARS)”
· Muss Problemlösungsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick unter Beweis stellen können
· Vorzugsweise solide Kenntnisse im Vectrus Einkaufsprozess; von Bestellanforderung bis Vergabeverfahren
· Fähigkeiten für Dringlichkeitsempfindung und Termintreue der Fristen
· Fähigkeiten und Bereitschaft im Team zu arbeiten
· Bereitschaft zur Teilnahme und erfolgreiche Absolvierung erforderlicher Einkaufsschulungen; online oder im
Unterricht
· Englisch und Deutsch: Fließend in Wort und Schrift (Stufe 4)
Weitere Verantwortlichkeiten:
Arbeitsumgebung, Körperliche Anforderungen und Geistige Anforderungen:
Während der Ausführung der Tätigkeiten in dieser Position ist der/die Mitarbeiter/in häufig verpflichtet zu gehen; die Hände zum Greifen, Führen oder Tasten zu benutzen; mit den Händen und Armen zu greifen; zu sprechen oder zu hören sowie zu riechen oder zu schmecken.
Erforderlich sind außerdem das Arbeiten auf Leitern, Gerüsten und Plattformen, Stehen, Bücken und Arbeiten in engen Bereichen; das Heben und Tragen von Werkzeugen und Ausrüstung, die gelegentlich mehr als 40 Pfund (ca. 18 kg) wiegen können.
Zu den spezifischen Sehanforderungen gehören Nahsicht, Fernsicht, Farbsehen, peripheres Sehen sowie die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.
Während der Ausführung der Tätigkeiten ist der/die Mitarbeiter/in häufig beweglichen mechanischen Teilen ausgesetzt und gelegentlich nassen und/oder feuchten Bedingungen; großen Höhen; Dämpfen oder Partikeln in der Luft; giftigen oder ätzenden Chemikalien; Außenwetterbedingungen; extremer Kälte; extremer Hitze; sowie dem Risiko elektrischer Schläge. Der Geräuschpegel in der Arbeitsumgebung ist in der Regel moderat.
Weitere Verantwortlichkeiten:
Sicherheit – Amentum fördert eine Sicherheitskultur, in der alle Mitarbeitenden die Verantwortung dafür tragen, kontinuierlich eine sichere Arbeitsumgebung zu entwickeln und aufrechtzuerhalten. Jed