Guest Experience Associate - Habyt Vienna Green Cube (m/f/d)

About Green Cube Vienna
Green Cube is a landmark new studiohouse development in Vienna, Austria, consisting of 319 fully furnished serviced studios with ensuite bathrooms (many with balconies), 36 underground parking spaces, and ~300sqm of commons areas on the ground floor with access to an inner courtyard. The property is expected go live between Q2 2026.
About the Role
As a Guest Experience Associate, you are the face of the property and play a key role in delivering a seamless, high-quality guest and resident experience. You operate the front desk, manage reservations, and ensure smooth daily operations in coordination with all departments.
Key Responsibilities
1. Guest & Resident Experience
Deliver professional, friendly, and efficient check-in and check-out experiences
Act as the main contact point for guests and long-stay residents
Handle requests, complaints, and service recovery in a timely and solution-oriented manner
2. Front Desk Operations
Manage reservations, bookings, and room allocation via PMS (MEWS preferred)
Process payments, invoices, and daily cash handling
Maintain accurate guest records and compliance documentation
3. Operational Coordination
Liaise with housekeeping to ensure room readiness and quality standards
Coordinate with maintenance for issue resolution
Monitor room status, availability, and discrepancies
4. Commercial Awareness
Promote and upsell services (e.g., café, parking, extensions)
Support occupancy optimization through efficient room allocation
5. Compliance & Standards
Follow all SOPs, safety procedures, and Austrian regulatory requirements
Qualifications
Experience in hospitality, serviced apartments, or customer service
Strong communication and problem-solving skills
Fluency in English; German strongly preferred
Experience with PMS systems (MEWS is a plus) Flexibility to work rotating shifts
Why Join Habyt?
Be part of launching one of Vienna’s most innovative sustainable studiohouse projects
Work in a high-growth, forward-thinking international organization
Shape the future of flexible, sustainable, digital-first living in Europe
Excellent accessibility via public transportation
The Austrian Collective Agreement for the Hotel and Hospitality Industry applies
Minimum salary of €2,263 (BG 3); willingness to pay above the minimum with relevant experience.
Über Green Cube Vienna
Green Cube ist ein bedeutendes Neubauprojekt eines Studiohauses in Wien, Österreich, mit insgesamt 319 voll möblierten Serviced Studios mit eigenen Badezimmern (viele davon mit Balkon), 36 Tiefgaragenstellplätzen sowie ca. 300m2 Gemeinschaftsflächen im Erdgeschoss mit Zugang zu einem Innenhof. Die Inbetriebnahme ist für das zweite Quartal 2026 geplant.
Über die Rolle
Als Guest Experience Associate sind Sie das Gesicht der Immobilie und spielen eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen und hochwertigen Gäste- und Bewohnererlebnisses. Sie betreiben die Rezeption, verwalten Reservierungen und sorgen in enger Abstimmung mit allen Abteilungen für einen reibungslosen Tagesablauf.
Hauptaufgaben
1. Gäste- & Resident Experience
Professionelle, freundliche und effiziente Durchführung von Check-in und Check-out
Hauptansprechperson für Gäste und Langzeitbewohner
Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Servicewiederherstellung lösungsorientiert und zeitnah
2. Front Office Aufgaben
Verwaltung von Reservierungen, Buchungen und Zimmerzuteilung über ein PMS (bevorzugt MEWS)
Abwicklung von Zahlungen, Rechnungen und täglicher Kassenführung Pflege korrekter Gästedaten und Einhaltung der Dokumentationspflichten
3. Operative Koordination
Abstimmung mit Housekeeping zur Sicherstellung der Zimmerbereitschaft und Qualitätsstandards
Koordination mit der Haustechnik (Maintenance) zur Problemlösung
Überwachung von Zimmerstatus, Verfügbarkeiten und Abweichungen
4. Kommerzielles Verständnis
Aktive Bewerbung und Upselling von Zusatzleistungen (z. B. Café, Parkplätze, Verlängerungen)
Unterstützung der Auslastungsoptimierung durch effiziente Zimmerzuteilung
5. Compliance & Standards
Einhaltung aller SOPs, Sicherheitsvorgaben und österreichischen Vorschriften
Anforderungen
Erfahrung in der Hotellerie, Serviced Apartments oder im Kundenservice
Ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
Fließende Englischkenntnisse; Deutsch stark bevorzugt
Erfahrung mit PMS-Systemen (MEWS von Vorteil)
Flexibilität für Schichtarbeit
Warum Habyt?

Employment type
Full-time

Work arrangement
No