Administrative and Financial Assistant

Near East Foundation (NEF)
Offre d’Emploi
Titre du poste : Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e).
Rend compte à : Responsable Administratif et Financier.
Lieu de travail : Maroc, Marrakech
Déplacements : Oui, dans les régions de Drâa-Tafilalet, Souss-Massa, Béni Mellal-Khénifra, Oriental et Fès-Meknès.
Durée de contrat : 12 mois renouvelables.
Titre du projet : SRMC, CAP+, AJAD
Contexte organisationnel
La Near East Foundation (NEF) est une organisation internationale à but non lucratif qui œuvre depuis plus de 100 ans à la construction de communautés plus durables, plus prospères et plus inclusives au Moyen-Orient et en Afrique. La NEF opère par l'intermédiaire de bureaux nationaux et de partenaires locaux dans dix pays : Arménie, Irak, Jordanie, Liban, Mali, Maroc, Palestine, Soudan, Sud-Soudan et Syrie. Les programmes du NEF se concentrent sur le développement économique inclusif, l'agriculture durable et la gestion des ressources naturelles, ainsi que sur la consolidation de la paix.
Dans le cadre de son portefeuille pour le Maroc, NEF met en œuvre le projet CAP+, co-financé par l’Union Européenne, le projet AJAD co-financé par AFD et le projet SRMC financé par IRUSA.
Description du poste
Dans le cadre de la mise en œuvre et du développement de ses programmes au Maroc, la NEF recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour renforcer son équipe et assurer un appui efficace aux fonctions administratives, financières, logistiques et opérationnelles.
L’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) est membre de l'équipe de la NEF Maroc, relevant du Responsable Financier et Administratif de NEF. L’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) est tenu de garantir que toutes les responsabilités administratives et financières et logistiques des opérations et projets de la NEF au Maroc sont exercées selon les normes et conformément aux directives des donateurs et de NEF.
Il/elle contribue à assurer une gestion rigoureuse, transparente et conforme des ressources financières et administratives, dans le respect des procédures internes de la NEF, des exigences des bailleurs de fonds et de la réglementation applicable.
Le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des projets, la direction et les différents prestataires et partenaires de la NEF.
Sous la supervision du Responsable Administrative et Financier et il s’agit d’un poste à temps plein, nécessitant d’excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et de suivi.
Principales responsabilités
A. Gestion administrative et financière.
L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) sera notamment chargé(e) de :
Appuyer le/la Responsable Financier et Administratif dans la gestion quotidienne des opérations financières de la NEF.
Assurer le suivi des contrats, conventions, commandes et engagements administratifs.
Préparer et vérifier les dossiers de paiement avant leur soumission pour approbation.
Vérifier la conformité des factures, reçus, contrats, bons de commande, notes de frais et autres pièces justificatives.
Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs, consultants, prestataires et partenaires.
Assurer le classement et l’archivage physique et électronique approprié des documents administratifs, des pièces comptables et financières.
Appuyer dans la préparation des rapports financiers destinés à la direction et aux bailleurs.
Appuyer la préparation et le suivi des missions d’audit financier.
Fournir un appui administratif aux équipes de projets selon les besoins.
B. Achats et gestion des fournisseurs et logistique.
Appuyer la mise en œuvre des procédures d’achats de biens et services conformément aux procédures de la NEF et aux exigences des bailleurs.
Préparer et suivre les demandes d’achat et les dossiers de consultation.
Collecter et organiser les devis et autres documents requis.
Maintenir à jour les dossiers des fournisseurs et prestataires.
Assurer le suivi des contrats et des échéances des fournisseurs et prestataires.
Vérifier la conformité des documents avant paiement.
Appuyer l’équipe dans la recherche et la sélection de fournisseurs conformément aux procédures applicables.
Appuyer la réservation des transports, hébergements et autres services nécessaires.
Organiser la logistique des réunions, ateliers, formations et autres événements.
Veiller à la disponibilité des matériels et fournitures nécessaires aux activités.
Assurer un archivage complet et accessible des dossiers d’achat.
Appuyer le/la Responsable Financier et Administratif dans la préparation et le suivi des dossiers liés aux exonérations de TVA, lorsque applicable.
C. Communication, visibilité et gestion documentaire.
Appuyer les équipes dans la préparation logistique et administrative des activités de communication et de visibilité.
Contribuer à l’organisation des événements, ateliers, formations et réunions.
Veiller à la bonne organisation des archives électroniques et physiques.
Assurer toute autre tâche administrative, financière ou logistique raisonnablement liée à ses fonctions et confiée par le/la Responsable Financier et Administratif ou la Direction de la NEF.
Qualifications requises
L’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) doit être une personne autonome possédant les qualifications suivantes :
Au moins BAC + 2 années supplémentaires d'expérience pertinente (minimum 4 ans au total), en finance, comptabilité, gestion, administration, économie ou dans un domaine pertinent.
Au moins une année d'expérience avérée dans un poste similaire en administration, finance, comptabilité ou gestion de projets de développement.
Une bonne maîtrise de Microsoft Excel, notamment pour la préparation et le suivi des tableaux financiers,
La connaissance des exigences administratives et financières des bailleurs internationaux constitue un avantage.
Compétences de haut niveau en matière d'organisation, de gestion du temps et de négociation.
Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) en arabe et en français l’anglais est un atout.
Qualificati

Employment type
Full-Time

Work arrangement
No