Event & Project Operations Assistant (Sport Signage)

THE·TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide.
Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE·TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the.team.
This role sits within our Sport Signage group. Sport Signage specialises in racetrack and sports-event signage, offering end-to-end services from creative design and production to logistics, installation and software solutions.
Backed by decades of global experience, our skilled team delivers bespoke design concepts, on-site printing, ground painting, LED displays and sustainable materials to transform circuits into completely immersive, branded environments.
KEY INFORMATION:
Office Location: This role can be based in either the Amberg, Germany or Orpington, London office
Office Policy: Hybrid – 3 days in the office
Travel Requirement: International event/client travel as required
Sport Signage are looking for a Event & Project Operations Assistant to join our Commercial / Project Coordination team.
The Event & Project Operations role supports the transition from commercial scope into organised project delivery by maintaining clear project information, actions, changes and cross-functional handovers.
The role sits within the Commercial Director's department and provides project coordination across Commercial, Estimating/Procurement, Design, Operations and support functions.
It is not the overall on-site event owner. For Formula 1, the assigned Operations Manager remains accountable for event delivery.
WHAT YOU WILL BE DOING:
1. Project Setup
Create a clear project file/structure for assigned work including scope, stakeholders, milestones, approvals, actions and known dependencies.
Confirm the current version of client requirements and identify missing information before handover.
2. Cross-Functional Coordination
Coordinate actions across Commercial, Estimating/Procurement, Design/Technical-CAD, Operations, Logistics and other support functions.
Maintain clear owners and deadlines and escalate unresolved dependencies.
3. Handover to Delivery
Support structured handover meetings and ensure the delivery owner receives current scope, drawings, supplier information, approvals, assumptions, exclusions and outstanding actions.
Keep handover information current when material changes occur.
4. Scope & Change Tracking
Maintain a clear log of client changes, new requirements and decisions affecting delivery.
Route items requiring commercial assessment to the Commercial team and communicate approved outcomes to affected functions.
5. Project Milestones & Readiness
Track key pre-event/project milestones and highlight slippage that threatens delivery readiness.
Support the responsible manager in coordinating recovery actions without assuming their specialist ownership.
6. Documentation & Data Quality
Maintain organised project records, current files, meeting notes, approvals and relevant closeout information.
Reduce reliance on informal messages or individual memory for important project decisions.
7. Event/On-Site Support
Attend selected events where project continuity, client coordination or change/documentation support is required.
Support the Operations Manager/DTM Project Lead without displacing their on-site accountability.
8. Project Closeout & Improvement
Coordinate outstanding project actions, commercial change information, supplier/operational feedback and lessons after delivery.
Identify recurring handover or information-quality issues and recommend improvements.
THE SKILLS AND EXPERIENCE YOU NEED:
Project coordination, commercial operations, event production or project-management support experience.
Strong ability to organise cross-functional information and multiple deadlines.
Experience in live events, motorsport, signage or production is advantageous.
Comfort working with both commercial and operational stakeholders.
Project coordination and action management.
Scope/change tracking.
Document and version control.
Cross-functional communication.
Milestone/readiness tracking.
Problem escalation and follow-through.
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Diese Position ist in unserem Bereich Sport Signage angesiedelt. Sport Signage ist auf die Beschilderung und visuelle Gestaltung von Rennstrecken sowie Sportveranstaltungen spezialisiert und bietet einen Komplettservice – von kreativem Design und Produktion über Logistik und Montage bis hin zu Softwarelösungen.
Dank jahrzehntelanger, weltweiter Erfahrung liefert unser kompetentes Team maßgeschneiderte Designkonzepte, Druckleistungen vor Ort, Bodenmarkierungen, LED-Anzeigen sowie nachhaltige Materialien, um Rennstrecken in rundum immersive, markenorientierte Erlebniswelten zu verwandeln.
WICHTIGE INFORMATIONEN:
Arbeitsort: Diese Position kann entweder im Büro in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein
Büroregelung: Hybrid - 3 Tage im Büro
Reisetätigkeit: Internationale Veranstaltungs- und Kundenreisen nach Bedarf
Sport Signage sucht Verstärkung als Event- und Projektkoordination für unser Team Kaufmännischer Bereich / Projektkoordination.
Die Rolle Event- und Projektkoordination unterstützt den Übergang vom kaufmännisch vereinbarten Leistungsumfang zur organisierten Projektumsetzung, indem sie klare Projektinformationen, Maßnahmen, Änderungen und bereichsübergreifende Übergaben sicherstellt.
Die Rolle ist in der Abteilung der kaufmännischen Leitung angesiedelt und koordiniert Projekte über den kaufmännischen Bereich, Kalkulation/Beschaffung, Design, den operativen Bereich und Unterstützungsfunktionen hinweg.
Sie trägt nicht die Gesamtverantwortung für die Veranstaltung vor Ort. In der Formel 1 bleibt die zugewiesene operative Eventleitung für die Veranstaltungsdurchführung verantwortlich.
IHRE AUFGABEN:
1. Projekteinrichtung
Für zugewiesene Arbeiten eine klare Projektakte bzw. -struktur mit Leistungsumfang, Beteiligten, Meilensteinen, Freigaben, Maßnahmen und bekannten Abhängigkeiten erstellen.
Die aktuelle Fassung der Kundenanforderungen bestätigen und fehlende Informationen vor der Übergabe identifizieren.
2. Bereichsübergreifende Koordination
Maßnahmen zwischen kaufmännischem Bereich, Kalkulation/Beschaffung, Design/Technik-CAD, operativem Bereich, Logistik und weiteren Unterstützungsfunktionen koordinieren.
Klare Verantwortliche und Fristen sicherstellen und ungeklärte Abhängigkeiten eskalieren.
3. Übergabe an die Umsetzung
Strukturierte Übergabebesprechungen unterstützen und sicherstellen, dass die umsetzungsverantwortliche Person aktuelle Angaben zu Leistungsumfang, Zeichnungen, Lieferanten, Freigaben, Annahmen, Ausschlüssen und offenen Maßnahmen erhält.
Übergabeinformationen bei wesentlichen Änderungen aktuell halten.
4. Verfolgung von Leistungsumfang und Änderungen
Ein klares Protokoll von Kundenänderungen, neuen Anforderungen und umsetzungsrelevanten Entscheidungen führen.
Kaufmännisch zu bewertende Punkte an das kaufmännische Team weiterleiten und genehmigte Ergebnisse an betroffene Funktionen kommunizieren.
5. Projektmeilensteine und Einsatzbereitschaft
Wesentliche Meilensteine vor Veranstaltungen bzw. im Projekt verfolgen und Verzögerungen hervorheben, die die Umsetzungsbereitschaft gefährden.
Die verantwortliche Führungskraft bei der Koordination von Gegenmaßnahmen unterstützen, ohne deren fachliche Verantwortung zu übernehmen.
6. Dokumentation und Datenqualität
Geordnete Projektunterlagen, aktuelle Dateien, Besprechungsnotizen, Freigaben und relevante Abschlussinformationen pflegen.
Die Abhängigkeit von informellen Nachrichten oder individuellem Gedächtnis bei wichtigen Projektentscheidungen verringern.
7. Veranstaltungsunterstützung vor Ort
Ausgewählte Veranstaltungen besuchen, wenn Projektkontinuität, Kundenkoordination oder Unterstützung bei Änderungen und Dokumentation erforderlich ist.
Die operative Eventleitung bzw. DTM-Projektleitung unterstützen, ohne deren Verantwortung vor Ort zu verdrängen.
8. Projektabschluss und Verbesserung
Offene Projektmaßnahmen, kaufmännische Änderungsinformationen, Lieferanten- und operative Rückmeldungen sowie Erkenntnisse nach der Umsetzung koordinieren.
Wiederkehrende Probleme bei Übergaben oder Informationsqualität identifizieren und Verbesserungen empfehlen.