Alternance, Paris – Office Manager Groupe, services généraux & opérations – H/F

À propos de Magnum
Fondée en 1947 par Robert Capa, Henri Cartier-Bresson, George Rodger et David « Chim » Seymour, Magnum Photos est une coopérative de photographes qui fait référence dans la photographie documentaire et d'auteur. Elle compte des bureaux à Paris, Londres et New York.
À propos du poste
Rattaché·e à la COO, l'alternant·e accompagne la direction dans la gestion administrative et opérationnelle de nos bureaux de Paris, et à distance de ceux de Londres et New York. Le poste combine une forte dimension services généraux sur le siège parisien et une vision d'ensemble des besoins des trois bureaux, dans une logique de centralisation et d'optimisation.
Les missions incluent :
Services généraux et gestion du bâtiment, sécurité et conformité :
Coordonner les prestataires (IT externe, ménage, maintenance, etc.) : planification et suivi des interventions, contrôle de la qualité de service, demandes de devis et mise en concurrence
Gérer les achats de fournitures, consommables et petits équipements : commandes, suivi des stocks, choix des fournisseurs
Assurer le suivi du bail et la relation avec le bailleur et l'agence de gestion : charges, travaux, demandes d'intervention
Suivre l'aménagement et le bon fonctionnement des espaces de travail : postes, salles de réunion, petits travaux
Être l'interlocuteur·rice du quotidien pour tout ce qui concerne le bâtiment et remonter les besoins à la direction
En cas de déménagement : participer à la recherche de nouveaux locaux et coordonner les opérations (prestataires, planning, information des équipes, etc.)
Gérer les accès : badges, clés, codes et droits d'accès
Suivre les vérifications et contrôles périodiques (extincteurs, installations électriques, etc.) et tenir à jour le registre de sécurité
Contribuer, avec la People & Culture Manager, à la mise à jour du DUERP et au suivi des obligations santé-sécurité : affichages obligatoires, consignes d'évacuation, équipements de premiers secours
Formaliser et tenir à jour les procédures de fonctionnement (services généraux, matériel, accès, stockage) dans un guide accessible à toutes les équipes
Vision groupe et appui à la gouvernance :
Avoir une vision d'ensemble des besoins et des exigences des trois bureaux : contrats, conditions, coûts, besoins des équipes
Construire et mettre à jour les tableaux de bord de la direction : contrats, échéances, coûts de fonctionnement, indicateurs de suivi
Préparer des synthèses et des éléments d'aide à la décision (comparatifs de prestataires, scénarios de coûts) et proposer des pistes d'optimisation et de centralisation : mutualisation des prestataires, harmonisation des pratiques entre bureaux
Budget, contrats et facturation :
Suivre le budget des frais généraux (bâtiment, fournitures, prestataires, stockage, matériel, licences) et alerter en cas d'écart
Centraliser les contrats prestataires et suivre leurs échéances : renouvellements, préavis de résiliation
Contrôler les factures fournisseurs avant leur transmission à la comptabilité
Apporter un appui à la comptabilité sur le suivi des assurances et la gestion des sinistres
Espaces de stockage (hors bureaux, tous sites) :
Coordonner la gestion de l'ensemble des espaces de stockage du groupe, situés à l'extérieur des bureaux : accès, entrées et sorties, relation avec les prestataires de stockage
Centraliser et tenir à jour les inventaires et fiabiliser la traçabilité, en coordination avec les équipes concernées et les prestataires de stockage et de transport
Accompagner la démarche d'optimisation des espaces de stockage en cours : planifier et coordonner les transferts entre sites avec les équipes concernées, et suivre les opérations de tri, de regroupement ou de libération d'espaces
Équipement informatique et licences :
Tenir l'inventaire du matériel informatique des salarié·es et des bureaux (ordinateurs, écrans, téléphones, périphériques) : attributions, restitutions, état du parc
Tenir l'inventaire des licences des outils groupe (Google Workspace, Slack, Adobe, Microsoft, WeTransfer, etc.) : attributions, renouvellements, arrivées et départs
Identifier des pistes d'optimisation : licences inutilisées, doublons, formules plus adaptées
Mettre en place et suivre un plan de renouvellement du matériel, avec le budget associé
Assurer le relais avec le prestataire IT
Courrier et livraisons :
Gérer la relation avec les prestataires (La Poste, transporteurs, coursiers) et s'assurer que le service est adapté aux besoins des équipes qui l'utilisent
Suivre les contrats et la facturation, et proposer des ajustements (offres, volumes, tarifs)
Profil recherché
Formation Bac+3 en alternance : office management, services généraux ou facility management, gestion administrative des organisations
Une première expérience (stage ou alternance) en environnement administratif ou services généraux est appréciée
Français langue maternelle ou niveau bilingue ; anglais professionnel courant, à l'écrit comme à l'oral
Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, autonomie et esprit pratique
Esprit d'analyse et goût pour l'optimisation (coûts, process), à l'aise avec les chiffres et les tableurs
Capacité à formaliser des procédures claires et à les faire vivre

Employment type
Alternant Student

Work arrangement
No