ADMINISTRADOR PROYECTO - OCHA

Quiénes somos
Humanity & Inclusion (HI) / Federation Handicap International, es una organización de ayuda y desarrollo independiente e imparcial, sin afiliaciones religiosas ni políticas, que opera en situaciones de pobreza y exclusión, conflictos y desastres. Trabajamos junto a las personas con discapacidad y a las personas vulnerables para ayudar a satisfacer sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto de su dignidad y sus derechos fundamentales. Indignados por la injusticia a la que se enfrentan las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, aspiramos a un mundo de solidaridad e inclusión, enriquecido por nuestras diferencias, donde todos podamos vivir con dignidad. Desde su creación en 1982, HI ha puesto en marcha programas de desarrollo en más de 59 países e interviene en numerosas situaciones de emergencia.
HI vela por la autonomía y la integración de las personas con discapacidad promoviendo el mejoramiento de sus condiciones de vida, el respeto por su dignidad, sus derechos fundamentales y su independencia.
Conjuntamente a la amplia experiencia técnica de más de 30 años adquirida en el desminado humanitario y la rehabilitación de víctimas de accidentes de minas antipersonal, HI posee una valiosa práctica y conocimiento en la rehabilitación física, la inserción social de las personas con discapacidad, la prevención de accidentes de tránsito, la defensa y protección de Derechos Humanos y la atención a personas afectadas por desastres naturales.
HI tiene presencia en Colombia desde 1998 y su trabajo se basa actualmente en tres pilares estratégicos: 1) Mejorar el acceso a servicios de salud y rehabilitación; 2) Crear capacidad de resiliencia y entornos protectores; 3) Promover medios de vida sostenibles. Nuestras acciones incluyen: A) procesos de incidencia y participación de víctimas y personas con discapacidad en donde se desarrolla actividades de salud mental, rehabilitación e inclusión socio-económica (proyectos productivos); B) una acción integral contra las minas, incluida la asistencia a las víctimas, la liberación de tierras de artefactos explosivos por medio de desminado humanitario y la educación al riesgo de minas; C) Protección de personas vulnerables en zonas afectadas por el conflicto, especialmente mujeres y niñas; 4) Servicios de salud (salud mental y de rehabilitación) para personas migrantes venezolanas y colombianos retornados, excluidos del sistema de salud. 5. Apoyo a la gestión inclusiva de riesgos de desastres naturales. Todo esto, desde un enfoque de acción humanitaria inclusiva y de reducción de la violencia armada.
HI interviene de manera directa e indirecta en nueve departamentos (Antioquia, Atlántico, Cauca, Chocó, Caquetá, La Guajira, Meta, Nariño y Tolima) y en el Distrito Capital de Bogotá.
En el continente, HI está presente en Bolivia, Colombia, Cuba, Ecuador, Haití, Perú y Venezuela implementado proyectos a nivel nacional y regional. Como parte de nuestra estrategia estamos analizando realizar operaciones también en Centro América (Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá). Los proyectos implementados por HI o a través de sus socios en América Latina se organizan en tres ejes: (i) salud (salud mental y apoyo psico social, rehabilitación, salud y derechos sexuales y reproductivos, protección contra la violencia de género), (ii) protección (protección contra las violencias, gestión inclusiva de riesgos, desminado humanitario y acción integral contra las minas, educación al riesgo de minas, asistencia a víctimas, transformación de conflicto); (iii) educación inclusiva y medios de vidas sustentables (educación inclusiva, inclusión económica y financiera).
Misiones/Responsabilidades
Misión general
El Administrador/a base es responsable de la contabilidad regular de una o más cajas de efectivo, y del registro contable de hechos económicos, manteniendo el libro mayor de anticipos, bancos, legalizaciones, verificando los documentos de respaldo, preparando los pagos y el cumplimiento de los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.
Misión 1: Estrategia y dirección
- Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su jefe funcional sobre los riesgos relacionados con el efectivo de los que tiene conocimiento y contribuye a su mitigación.
- Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el campo de la gestión del flujo de caja.
Misión 2: Estándares y experiencia
- Implementa todas las políticas, procesos y herramientas de gestión de flujo de efectivo de HI dentro de su área de responsabilidad.
- Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y lo implementa las acciones correctivas identificadas.
Misión 3: Implementación Operativa
- Realiza pagos y adelantos.
- Ingresa y retira dinero de las cajas registradoras de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.
- Verifica el cumplimiento de las firmas de compromiso financiero.
- Paga los anticipos, los registra en un libro de anticipos y los liquida.
- Comprueba periódicamente los saldos de la caja registradora comparándolos con el libro mayor de caja y el libro mayor de anticipos.
- Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas registradoras y alerta al tesorero si existe riesgo de escasez.
- Prepara cheques y órdenes de transferencia bancaria, y los presenta a los firmantes del banco. y guarda una copia.
- Controla el número de talonarios de cheques disponibles y solicita nuevos según sea necesario.
- Se adhiere a los procedimientos de seguridad y custodia y alerta a su supervisor en el suceso de un incidente.
- Realiza inventarios de efectivo e informa al contador sobre cualquier anticipo pendiente. al cierre de cuentas.
- Garantiza la calidad y disponibilidad de los documentos justificativos.
- Verifica la admisibilidad de los documentos justificativos con respecto a las normas de HI y del país, y transmite estos documentos justificativos al contable para su registro en el Sistema de Información Contable (SI) y su archivo.
- Supervisa los anticipos y sus documentos justificativos.
- Prepara toda la documentación justificativa que soliciten los auditores internos o externos.
Misión 4: facilitación profesional
- Contribuye a facilitar el desarrollo de la profesión en su área de responsabilidad.
COMPLEMENTARIAS A NIVEL COLOMBIA
Responsabilidad: Normas y conocimientos especializados
Despliega todas las políticas de gestión de flujo de caja de HI, procesos y herramientas dentro de su área de responsabilidad.
Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad e implementa las acciones correctivas identificadas.
Responsabilidad Ejecución operativa
Responsabilidad 1: Realiza cargue de pagos a proveedores y paga anticipos
Paga y desembolsa dinero de las cajas de efectivo de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.
Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos, los liquida y legaliza.
Verifica regularmente los saldos de la caja con el libro mayor de caja y el libro mayor de anticipos. Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta al Tesorero si existe riesgo de escasez. Prepara cheques y órdenes de transferencia bancaria, los presenta a los firmantes del banco y conserva una copia.
Controla el número de talonarios de cheques disponibles y ordena otros nuevos según sea necesario. Se adhiere a los procedimientos de seguridad y custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente. Realiza inventarios de efectivo e informa al contador de cualquier anticipo pendiente al cierre de las cuentas.
Responsabilidad 2: Garantiza la calidad y disponibilidad de los documentos justificativos
Verifica la admisibilidad de los documentos justificativos con respecto a la IH y las normas del país y transmite estos documentos justificativos al contable para su registro en el Sistema de Información contable (SI) y su archivo.
Supervisa los avances y sus documentos de respaldo.
Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.
Responsabilidad 3: Archivo de documentos contables NAV y WO
Produce el comprobante de documentos contables, egresos, recibos de caja, conciliaciones
Garantiza la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo mensualmente, archiva y carga los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantiza su integridad física.
Envía los documentos de respaldo (en papel o formato digital) a sus ubicaciones de almacenamiento final. Apoyar en la entrega de información para auditorías internas y externas
Responsabilidad 4: Respuestas en Auditorias
Misión 5: Preparación y respuesta ante emergencias
Contribuye a las acciones de preparación para emergencias del programa y, durante una emergencia, adapta su modalidad de trabajo para contribuir a la respuesta humanitaria efectiva de HI
Se desplaza a misiones ante requerimiento de apoyo en otro municipio de Colombia
Demas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condicion

Work arrangement
No