Grants Manager Responsable des Subventions

Contexte
FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Responsable des Subventions pour les projets de santé de FHI 360 en RDC.
Résumé du poste
Le/la Responsable des Subventions a pour responsabilité principale la bonne gestion des subventions des partenaires locaux de la conception des dossiers de subventions à leur clôture. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la/les organisation(s) partenaires sur les plans programmatique, administratif, logistique et en partie financier pour concevoir, mettre en œuvre et suivre les activités liées aux subventions. Les responsabilités comprennent un soutien technique et administratif, la facilitation de la communication pour garantir une réalisation en temps opportun des objectifs et des livrables liés aux subventions dans le respect du budget, du calendrier, des résultats attendus et en conformité aux règles et exigences de FHI 360 et du bailleur. Il/elle travaille de concert avec la Direction, les équipes Finances, Techniques, Suivi-évaluation à Kinshasa et sur le terrain. Enfin, il/elle renforce les capacités des bénéficiaires.
Compétences et responsabilités
Mène la préparation et le lancement des appels à propositions conformément au plan de travail et aux règles de FHI 360 et du bailleur, facilite le processus de sélection des subventions, et participe à l’examen et la présélection des demandes de subventions par rapport aux critères d’éligibilité le cas échéant.
Appuie les partenaires sélectionnés à finaliser leurs dossiers de subventions : conception de projet, budget et calendrier d’exécution et pièces administratives requises - y compris les PAT (Financial Pre-Award Assessement) - avant la signature des accords de subventions.
Conduit ou coordonne l'évaluation des capacités et des risques des partenaires (organisationnels, programmatiques, financiers), détermine leur niveau de risque et élabore le plan de suivi fondé sur les risques ainsi que le plan de renforcement des capacités correspondants.
Vérifie l'éligibilité des partenaires avant l'attribution et pendant la durée de la subvention (enregistrement UEI/SAM, listes d'exclusion et de sanctions, conflits d'intérêts).
Examine les budgets et les coûts en coordination avec le service Finance afin de veiller à leur cohérence avec les objectifs et les livrables du projet.
Définit les conditions particulières d’attribution (Special Award Conditions) et accompagne les partenaires pour leur mise en œuvre.
Prépare les dossiers de subventions de manière conforme et complète (y compris les procès-verbaux de négociation) et les soumet au siège de FHI 360 pour revue et approbation. Sert d’intermédiaire entre les partenaires et le siège.
Forme les bénéficiaires à la gestion des subventions et au respect des règles et principes de gestion du gouvernement américain et de FHI 360 (suivi, reporting, conformité).
Développe et met à jour les manuels et supports de formation relatifs aux subventions.
Définit et maintient un système de gestion efficace des subventions.
Suit, collecte et valide les livrables et les activités des partenaires, en lien avec les équipes du bureau à Kinshasa et sur le terrain.
Planifie et réalise des visites de suivi sur site (programmatiques et financières) et des revues documentaires auprès des partenaires, documente les constats et suit la mise en œuvre des actions correctives.
Suit les taux d'exécution budgétaire des subventions et fournit à l'équipe Finance les prévisions de dépenses ainsi que les informations nécessaires à la clôture mensuelle (engagements et dépenses engagées non encore facturées).
Examine, avec l'équipe Finance, les demandes de paiement, d'avance et de remboursement des partenaires ainsi que les pièces justificatives, et suit la liquidation des avances versées.
Actualise le tableau de suivi des subventions. Garantit le suivi de la performance par rapport aux délais, budget, objectifs et livrables des subventions.
Produit des rapports mensuels sur l’état d’avancement et les résultats des subventions.
Assure une communication et une collaboration efficaces avec les bénéficiaires en matière de mise en œuvre, de reporting, de partage d’informations et de planification des activités.
Veille à la préparation, à la conformité et à la soumission dans les délais impartis des rapports financiers des subventions, conformément aux exigences en vigueur, appuie la résolution des écarts identifiés.
Appuie l’équipe financière dans la préparation des rapports financiers.
Conseille la direction du projet sur les mesures à prendre, notamment les modifications, prolongations, résiliations ou autres points nécessitant une remontée, en coordination avec le service contrats de FHI 360 et le service Finance.
Supervise les modifications des subventions, y compris les révisions budgétaires liées aux nouveaux exercices, les augmentations d’engagement et les ajustements mineurs, le cas échéant.
Planifie et suit la clôture des subventions afin de respecter les échéances du projet.
Coordonne les audits des subventions et contribue à la résolution rapide des constats, demandes de documentation et mesures correctives.
Promeut et diffuse les bonnes pratiques en matière de conformité, vérifie leur appropriation par les partenaires.
Informe le Directeur/la Directrice Projet ainsi que le Directeur/la Directrice Finances sur toute irrégularité identifiée.
Supervise le travail du/de la Senior Grants Officer et s’assure la qualité et de la ponctualité de ses taches.
S'assure que tous les documents relatifs aux subventions du projet assigné sont classés, sauvegardes et mis à jour sur Share Point.
S’assure de la mise à jour régulière des systèmes internes (SAT, SMT, etc.).
Apporte un appui aux demandes d’audit et de conformité interne (OCIA), notamment en matière de subventions.
Exécute toute autre tâche assignée par la hiérarchie pour assurer le bon fonctionnement du bureau.
Connaissances et compétences
Connaissance approfon